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[分享] 利用Word郵件合併批次插入圖片

[分享] 利用Word郵件合併批次插入圖片

小弟因為工作關係,需要使用合併列印匯入大量相片,上網搜尋很久,終於找到方法,將心得分享如下:

Word的郵件合併功能非常不錯,其基本構想就是定義一個Word模板,再選擇一個資料來源,然後將資料來源中的每筆數據填入模板中形成一個頁面,並將根據所有數據產生的頁面組合起來形成一個新的文件(輸出到新Word文件或者印表機),這就是我們所需要的結果。
一般情況下,使用郵件合併都不會很費事,因為Word提供的郵件合併嚮導和郵件合併工具列已經讓操作非常簡單容易了。但是相片要怎麼合併進去呢?這個時候就得用『功能變數』來往Word中插入圖片。這裡,會用到一個叫"INCLUDEPICTURE"的『功能變數』。先來看看這個『功能變數』的用法:
功能變數用法:{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" :圖形文件的名稱和位置。如果其中包含較長的帶空格文件名,請用引號引住。指定路徑(操作系統用來定位文件夾或文件的路徑,例如 C:\House finances\March.doc。)時,請以雙反斜槓替代單反斜槓。例如:「C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif」
Switches 開關,如下:
\c:Converter 指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有 .flt 擴展名,例如,輸入 pictim32 表示篩選文件 Pictim32.flt。
\d:圖形數據不隨文檔保存以減小文件長度。- G
特別注意:插入『功能變數』的時候,包含『功能變數』代碼的那一對大括號並不是手工輸入的。應該使用Ctrl+F9來插入『功能變數』(此時會自動插入表示『功能變數』的那一對大括號),並在其中填寫『功能變數』代碼。
現在先來試驗一下通過『功能變數』插入圖片。假設在C:\有一個圖片文件test.jpg,那麼,在Word裡按Ctrl+F9插入『功能變數』,並填寫代碼 「INCLUDEPICTURE "C:\\test.jpg"」,注意C:後面是「\\」而不是「\」。現在保持游標在『功能變數』中,按Shift+F9將代碼轉換為結果,也就是把圖片內容顯示出來。這時候如果什麼也沒顯示,不要慌,按F9更新一下『功能變數』就行了。其實,在按Shift+F9之前直接按F9更新『功能變數』也可以顯示出來圖片。
INCLUDEPICTURE『功能變數』已經試驗成功了,現在只需要在郵件合併的模板中插入INCLUDEPICTURE『功能變數』,並在它的「FileName」參數中插入包含圖片地址的合併『功能變數』,比如:{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" },
這裡,用到的數據表格是:
…… 圖片地址
…… C:\\photo\\001.jpg
…… C:\\photo\\002.jpg
…… C:\\photo\\003.jpg
現在,點擊郵件合併工具欄上的「查看合併數據」按鈕進入預覽狀態,並在INCLUDEPICTURE『功能變數』上按F9刷新,可以看到圖片已經被成功插入到模板中了。不過圖片大小似乎不太合適,調整一下。
點擊郵件合併工具欄上的「合併到新文檔」按鈕,看看是不是大功告成?不是……因為所有的圖片好像都是顯示的同一張。沒關係,全選這個Word文檔,然後按F9對所有『功能變數』進行更新。這時候圖片應該都換成了正確的圖片,如果沒有——也許Word有這麼個BUG——那你就先把這個文檔保存下來,關閉,再打開,全選,F9刷新。)
圖片刷新的問題是解決了,但是又出現了另一個問題,圖片大小都變成調整前的了。也就是說,我們插入INCLUDEPICTURE『功能變數』之後所做的調整,全都失效。查查Word的幫助文檔,可以找到,所有『功能變數』代碼都可以有一個開關,用來保存對『功能變數』結果進行的格式修改: \* MERGEFORMAT(注意前面的\*是必須的)。所以,將上面的INCLUDEPICTURE『功能變數』代碼修改為{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" \* MERGEFORMAT }
在郵件合併模板中F9刷新顯示圖片,調整圖片,再合併成新文檔,刷新全部『功能變數』——OK,這次全都是調整後的格式了。
最後還有一點不得不說明,圖片只有在應用「嵌入型」版式的時候才可以用於郵件合併。如果選成其它格式,雖然定位方便了,但是郵件合併的時候會不認它。如果確實需要靈活的定位,可以考慮插入一個文字方塊,去掉邊框等屬性,並在這個文字方塊裡插入INCLUDEPICTURE『功能變數』代碼,調文字方塊的位置即可。

回復 1# yangtest


    Word郵件合併批次插入圖片   實例說明
一、先用Word把要用於合併列印插入相片的格式規劃好。
二、先用一張相片貼入規畫好的表格中,調整表格及相片大小。
三、依(步驟二)結果,把所有要用於合併印的相片調整成統一大小(合併列印後才不會因為相片大小不統一,而讓表格錯亂)
四、把調整大小後之相片放置於同一個目錄內。
五、Excel 工作表儲存格內指定相片完整路徑及檔名,把欄位命名為「相片連結」,欄位內輸入相片完整路徑及檔名。

01.jpg
2011-9-16 17:31

六、在要放相片的表格內輸入功能變數,指定到「相片連結」欄位,讀取相片來源。
02.jpg
2011-9-16 17:32

七、開始合併文件
八、合併完成後,每張相片看起來都是同一張,此時按Ctrl A,再按 F9 刷新相片,圖片就會各就各位!

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合併完成後,每張相片看起來都是同一張
A1.jpg
2011-9-24 09:58

按Ctrl A,再按 F9 刷新相片,圖片就會各就各位!
A2.jpg
2011-9-24 09:58

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THX~~FOR  Sharing~~~

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thank you 好有用唷

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如果使用文字方塊,然後再文字方塊中增加圖片時,好像沒辦法利用ctrl A再按F9刷新圖片。(當然逐一點選圖片是ok的,但我有兩百多個圖片要點總不能一個一個點)
有沒有辦法讓兩百多個圖片快速更新??

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        靜思自在 : 一個缺口的杯子,如果換一個角度看它,它仍然是圓的。
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