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簡報技巧與口才表達訓練
文/李良達
http://tw.myblog.yahoo.com/jw!Jjf9RbyfREev_Ayvkwzx/article?mid=620
一、簡報常見之錯誤：

        侃侃而談，與聽眾毫無交集。
        資料太多，聽眾根本無從消化吸收。
        資料太少，根本引不起聽眾的興趣。
        沒有焦點，不知所云，沒有重心。
        文不對題，用老年人的話題對年輕人陳述，或者剛好相反。
        過度自我標榜，老是己往自己臉上貼金，卻未與聽眾融為一體。
        措辭中，未剔除各種冗詞贅句。

       簡報設計之六大致命傷：

       1. 對比度太弱，對比不明顯。
       2. 顏色太多，分散視覺效果。
       3. 文字太多，讀起來很吃力。
       4. 字體太小，根本看不清楚。
        5. 花招太多，太多轉換機制。
       6. 分點繁多，層次架構太亂。


二、塑造自己的簡報風格

        衣著：

        稍胖的人穿深色系服裝，看起來比較瘦削；反之，瘦的人宜穿淡色系服裝。
        臉型較大的人宜穿尖領上衣；反之，臉小的人宜穿圓領上衣。
        白或黑色系宜搭配暖色系列：淡藍、淡紫、青色(蘋果綠)及淡黃色等。
        灰或卡其色系宜搭配冷色系列：紅、黃、藍、綠等。
        服裝顏色不宜複雜、過多。


        氣氛：

        輕鬆、自然、親切。
        樸實、穩重、可靠。
        開朗、坦誠、直率。
        熱情、活潑、青春。
        從慢到快，自行選擇適合自己的調性之節奏，也要注意聽眾的接受度。


三、掌握簡報對象

        1. 確認簡報的目標

        任何簡報都要先確認目標，如：爭取業務、建立形象等，簡報內容要實在，然後才能據以設計內容，如：企劃案、研發案、考核案等小組專案。對內的簡報可以樸實，對外的簡報則不能呆板。對顧客的簡報，其佐證要充份，才有說服力。企劃或者是研發類的簡報，要生動活潑，引人入勝；業務或考核類簡報要精準，引君入甕。


        2. 確認聽取簡報的聽眾屬性

        負責做簡報的人，在設計簡報之前，除了要先確認簡報的目標何在，還要蒐集聽眾的資訊，掌握得越詳盡，越有助於設計一份成功的簡報。

        比如說，同樣是要對外推展業務的簡報，也要因著前來聽取簡報的貴賓的屬性(客層)之差異，而有不同的設計。

        針對中小企業老闆的業務簡報，內容要言簡意賅，切中要害；針對上班族的金融服務簡報，則要語不驚人死不休。

        針對董監事(理監事)會提出的簡報要強調管理績效和未來挑戰；對股東(社員)大會所做的業務簡報要強調業績和未來展望。

        總之，因為聽眾的不同，簡報的重點內容與呈現方式是不一樣的。


四、簡報的主題、架構與內容

        掌握簡報的目標與聽眾屬性之後，接下來就要按著自己的個人風格，來設計、製作簡報，這包括決定簡報的主題、架構與內容。簡報時，可列出講綱，讓聽眾覺得演講者準備充分，並且能夠清楚說明演說的內容。

        簡報的主題，可以引起聽眾的興趣、指引簡報的方向、帶動氣氛及情緒。例如：簡報題目「○○○簡介」可以用「你所不知道的○○○」替代，會比較吸引人。若要能順利開場，可以運用名言、提出問題、連結話題事件，甚至是大膽提出假設，藉此抓住聽眾的注意力。收尾時，就要在結語中直陳自己的目的，並且發出行動號召。

        簡報的架構，就是簡報的骨幹，也就是簡報進行的軌道。簡報的主題要貫穿整個簡報的主軸，從頭到尾都不應該離題。簡報的架構通常可以分為數個段落，可以是顯性的，也可以是隱性的，如：引起興趣之前言(開場白，先說明自己要陳述的內容)、簡報之核心正文(具體事證)、簡報相關之附屬內容、綜合整理之結語(說明剛才陳述過的內容)。

        層次分明的簡報使得各項構想能夠流暢地次第連接，而且全面整合。簡報內容一定要言之有物，還要能將所要表達的立論，用合乎邏輯的次序，將之呈現出來。最上乘的簡報要經營出一種引人入勝的氣氛，同時要能動之以情，又說之以理，且情理兼顧。能夠建立嚴謹的架構，就能吸引注意力、含括各項相關要點，然後塑造出令人難忘的有力結尾。

(未完)

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(接上一帖)

       決定表達素養的四種能力：

       1. 先見力

        先見力是一種能察覺看不見的事物(事理)的能力，是一種真知灼見，也可以說就是洞悉力。有先見力，才能透過極犀利的洞察力，做出很有遠見的判斷。要進行成功的簡報，就必須對所觀察的議題，有實用性的認知，展現銳利度與深度；也就是見解要很獨到，要能見別人所不見之理，而且見解本身也要有深度；這是簡報與談話能吸引人的前提要件。

        言之有物、不乏味，是動人的演說的基礎，這決定了簡報的重點。


        2. 構思力

        構思力是指能將所觀察到的事理，層次(條理)分明、井井有序的表達呈現的能力。構思力代表嚴謹、充份的邏輯思考能力；這有助於決定簡報的題綱、架構，切進主題，並鋪陳自己的想法，使簡報能氣勢磅礡。

        要提升構思力，得經常不斷的蒐集資訊，也從中看到別人是如何條理分明的鋪陳想法、觀念。這有助於提升自己的構思力。構思力包括如何破題，更包括如何總結，也包括如何導引整個過程。


        3. 議論力

        議論力就是說服別人(以理服人)的能力，使別人接受自己所觀察到的事理，在每一個要點，提出足夠的佐證與分析，使簡報能擲地有聲。


        4. 好感度

        最後，上乘的簡報是要能夠在說服別人的過程中，還要在情、理之外，使人產生好感。好感度是在整個表達過程中，讓聽的人覺得很舒服，而且被尊重；其最高境界就是透過適度的幽默感，讓簡報剛柔並濟。經營好感度的關鍵是在於簡報的過程中，一定要禮數週延、保持風度，並隨時注意聽眾的反應，使聽眾願意繼續和簡報者互動，再聽他講話。


        簡報的內容的範例 (時間、內容比重)：

        引起興趣 (20 %,30 秒) ── 現在是知識經濟的時代，所以一切都要講究知識與專業。

        切入主題 (20 %,30 秒) ── 個人理財也應該要專業導向，不應該再隨機碰運氣，所以應該由金融專家來為你服務。

        主要訴求 (40 %,60 秒) ── 金融專業有地上與地下之分，地上金融又有主流與非主流，主流當中又有全國性與地域性之。

        漂亮收尾 (20 %,30 ~ 60 秒) ── 當然要找主流中的主流，主流中的主流為何是我，我有什麼樣的服務可以勝出？

        記得要埋下引人迴響(回應)的伏筆，可以為下一次簡報鋪路。


五、正確傳達訊息

        正確的傳達訊息至少包括以下幾個方面：

        1. 我們要表達得很完整。

        2. 聽眾要聽得很完整。

        3. 聽眾要能融會貫通。

        4. 聽眾要能有正確的回應。


        要正確的傳達訊息，我們就必須要能夠引經據典、娓娓道來，所以我們就要能夠將重要的觀念、關鍵性的數據、資訊，倒背如流，簡報過程才能如行雲流水，一氣訶成，而這當中不可有遺漏或口誤，如：

        1. 說故事是特別有說服力的。

        2. 引經據典(引用成語、俗語)要注意避免誤用，以致於張冠李戴、畫虎不成反類犬；能熟讀歷史典故尤佳。

        3. 打比方要貼切，不宜引喻失當。

        4. 引用科學化、系統化的正規的統計數據，或是相關的論述與資訊，最容易有說服力；但千萬不要勉強，若不熟也不要隨便胡謅。引用數據是在精精準、正確，不要解釋過度，而大家都還能明白；最好是再輔以統計圖形。圓餅圖、長條圖等。


        成功的簡報要留下深刻印象給聽眾，還得注意運用視覺效果。懂得強化顏色可以提升 78 % 的記憶力，顏色可以影響環境，創造氣氛，顏色還可以影響心情，增加成交率。因此，善加利用視覺，一定可以強化溝通效果，第一選擇是照片、圖片，最好是實景、時事，其次是美景、美物；再則是動畫，再次之則是插圖，亦可利用實體的道具。

        人類平常對事務的認知是，味覺：1 %，觸覺：1.5 %，嗅覺：3.5 %，聽覺：11 %，視覺：83 %，影音(視覺+聽覺)：94 %。而且人類三小時後的回憶調查：只靠聽覺 70 %，只靠視覺 72 %，視覺+聽覺 85 %；三天之後則是，只靠聽覺 10 %，只靠視覺 20 %，視覺+聽覺 65 %。

        無科技時代的影音效果：古人以擊鼓、再配以狼煙來傳遞訊息。

        低科技時代的影音效果：旗語、再加上電報 (密碼)，也可以傳遞訊息。

        科技時代的影音效果：投影機、幻燈機、配上擴音機，甚至是直接播放電影。

        高科技時代的影音效果：電腦多媒體的呈現，整合影音效果。

        為了強化視覺效果、製造音效及其他效果，或者是讓數字說話，都是需要預備、學習使用輔佐的器材、多媒體設備或電腦相關軟體；這不但是簡報最基本功夫，而且要很熟練。必要的時候，可以事前提供簡報的相關參考資料給聽眾，並且可準備回應單、意見調查表供聽眾回應留言。


六、一流的表達

        簡報必須好整以暇，娓娓道來，不要急燥。其實，時間根本不是問題，大家是否真的想聽才是最重要的，越是冷靜就越能讓聽者動容。會說話的人通常話都不多，千萬要見好就收，寧可保留回味與想像的空間 ，使聽眾留下深刻印象，絕不拖泥帶水，畫蛇添足；留得青山在不怕沒柴燒，越講越長，結果往往弄巧成拙。

        談到關鍵性思維，也就是整個演說的核心時，一定要開門見山、單刀直入而談，不宜兜圈子。但若發現大家無法接受，再岔開話題也還來得及；而如果大家能夠接受，就不要客氣，直接將重點發揮得淋漓盡致。簡報簡潔有力，就能鎖定在最重要的事證上。要注意：不要得意忘形，盛氣凌人，要像朋友聊天一樣。

        簡報要讓人覺得自然流暢，有個特別重要的面向是，要妥善處理問答時間。處理問答時間的表現，對於簡報者的可信度至關重要，可能急速攀升，也可能瞬間探底。如果聽眾提出非常負面的問題，就要先稍加導正：用比較確切的方式重新闡釋問題。比如說，如果有人直率提出：「為什麼你收費這麼高？」那就應該這樣回答：「好的，您要問的應該是我們的收費結構，讓我來說明一下 ……」
        善用問答時間，能釐清聽眾產生的誤解，除了重新概述一遍演說內容，清楚說明自己說了什麼或漏說什麼。但是，絕對不要唬弄聽眾，不懂就不可以裝懂，萬一不會回答，就要直說；不然會令得自己支支吾吾，隨便搪塞。在答問時，要讓自己有時間思考。最好能花個 15 秒到 30 秒的時間，先整理一下自己的想法，若是還在想答案而出現空檔時，可以對聽眾說：「請容我在回答之前先思考一下。」

        簡報要注意聽眾的感受，在意大家的感覺，不要強詞奪理，引激起公憤；也儘量避免敏感性字眼，勿刺激大家的情緒，不可出現對立。多談正面的觀點、主張及其優點，少去和他人做比較，並要避免批判別人，或是離題談別人的主張及其缺點。

        簡報要多講聽眾喜歡聽的話，多說聽眾有興趣的事務，要注意去抓住聽眾的注意力，不要只自顧自的一直說下去。也不要顯出太重的商業氣息，最好是先以交朋友的方式為之，再帶一點兒廣告的味道，但絕不能出現強迫推銷的狀況。聽眾若是不舒服，當場不一定會有反彈，但事後一定會引起不好的回應。

        簡報要夠細心、夠貼心，抓到對方的心意，把話說到大家的心崁裡去，而非把大家心崁裡的話(秘密)給挖出來，否則會引起反擊與否認。說話不能尖酸刻薄、語帶諷刺、甚至是牽涉到人身攻擊，要說能帶出願景的話、說能造就人的話，這才是有影響力、有說服力的話。最理想的表達就是能發人深省，卻又幽默風趣。


七、其他應注意事項

        簡報要事先準備妥當，確保演講會使用到的各項設備都能正常運作，並且準時開始、準時結束。全力做到簡單扼要，使實際演說時間要比原訂稍短一些，才能造成最大效果。

        簡報者要落落大方，衣著等也都要講究，有大將之風：彬彬有禮、風度翩翩，氣勢磅礡兼之溫文儒雅，更要高風亮節，贏得對方尊重；不可話含在口中，明明期盼成交，但卻是顯得士可殺、不可辱，這就變成猶抱琵琶半遮面。

       要慎重，要尊重，盡量用中性的名詞，比如說：對女性一律稱「小姐」，稱呼原住民也好，面對殘障人士也好，都要避開很敏感的字眼。要注意去抓住聽眾的注意力，不要只自顧自的一直說下去，或是出現強迫推銷的狀況，這樣聽眾會很不舒服。

        簡報語氣一定要親切，不能像在說教一樣，要與平日說話的腔調一致，而且簡報過程要有變化 (抑揚頓挫)，並善用最後兩分鐘來精彩的收尾。

        簡報不是說相聲、演戲，不宜刻意弄出怪異的腔調。

        旁徵博引，見解要精，說理要透，胸襟要大，速度要慢，意涵要深 ── 如此就比較不會怯場。

        特別記住：絕不可以背對聽眾，並要避免檔住聽眾的視線或是讓聽眾看不到投影片。

        常與聽眾互動：「大家聽懂了嗎？到目前為止，有沒有什麼問題？」讓自己稍微喘口氣，這樣才不會緊張。

        上台簡報要先掌握自己的風格，可以參考、加入別人的優點、長處，學習走出自己的簡報之路，最後就可以真正發揮特有的果效。


        簡報技巧（Presentation Skill）演練項目：

        1. 姿勢（attitude）：要給人放鬆、自信又專業的感覺；可刻意地不時走動，表現活力，不要讓人覺得畏畏縮縮，而是不斷地表現自己。

        2. 眼神接觸（Eye Contact）：明確、自信的神情，先從眼神的專注開始。

        3. 手勢及移動（Gesture ＆ Movement）：稍微運用自然的手勢，幫助聽眾理解，能夠更清楚強調自己演說的內容，但不要讓手勢變成整場演說的焦點。最有效的手勢，位置通常在肩膀以下、腰部以上。

        4. 聲調（Tone）：聲音是傳遞內容的媒介，能展現活力、欣喜和熱忱，所以有抑揚頓挫是非常重要的，這樣演說起來才不會顯得單調。可設法記錄下自己演說的狀況，看看表現如何，再努力練習改善。


        一場精采的演講，能引起聽眾共鳴，而卓越的簡報是需要滿腔熱忱的人展現出真心誠意的微笑，藉此去顯露出熱情和信念。先學習去尊重別人，這樣我們的表達才會通順，而只要所說的都是由衷之言，就很容易贏得別人的尊重。好的表達在精不在多；關鍵性的話，言簡意賅，反而更有說服力和感染力。