[分享] 利用Word郵件合併批次插入圖片

小弟因為工作關係，需要使用合併列印匯入大量相片，上網搜尋很久，終於找到方法，將心得分享如下：

Word的郵件合併功能非常不錯，其基本構想就是定義一個Word模板，再選擇一個資料來源，然後將資料來源中的每筆數據填入模板中形成一個頁面，並將根據所有數據產生的頁面組合起來形成一個新的文件（輸出到新Word文件或者印表機），這就是我們所需要的結果。
一般情況下，使用郵件合併都不會很費事，因為Word提供的郵件合併嚮導和郵件合併工具列已經讓操作非常簡單容易了。但是相片要怎麼合併進去呢？這個時候就得用『功能變數』來往Word中插入圖片。這裡，會用到一個叫"INCLUDEPICTURE"的『功能變數』。先來看看這個『功能變數』的用法：
功能變數用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" ：圖形文件的名稱和位置。如果其中包含較長的帶空格文件名，請用引號引住。指定路徑（操作系統用來定位文件夾或文件的路徑，例如 C:\House finances\March.doc。）時，請以雙反斜槓替代單反斜槓。例如：「C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif」
Switches 開關，如下：
\c：Converter 指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有 .flt 擴展名，例如，輸入 pictim32 表示篩選文件 Pictim32.flt。
\d：圖形數據不隨文檔保存以減小文件長度。- G
特別注意：插入『功能變數』的時候，包含『功能變數』代碼的那一對大括號並不是手工輸入的。應該使用Ctrl+F9來插入『功能變數』（此時會自動插入表示『功能變數』的那一對大括號），並在其中填寫『功能變數』代碼。
現在先來試驗一下通過『功能變數』插入圖片。假設在C:\有一個圖片文件test.jpg，那麼，在Word裡按Ctrl+F9插入『功能變數』，並填寫代碼「INCLUDEPICTURE "C:\\test.jpg"」，注意C:後面是「\\」而不是「\」。現在保持游標在『功能變數』中，按Shift+F9將代碼轉換為結果，也就是把圖片內容顯示出來。這時候如果什麼也沒顯示，不要慌，按F9更新一下『功能變數』就行了。其實，在按Shift+F9之前直接按F9更新『功能變數』也可以顯示出來圖片。
INCLUDEPICTURE『功能變數』已經試驗成功了，現在只需要在郵件合併的模板中插入INCLUDEPICTURE『功能變數』，並在它的「FileName」參數中插入包含圖片地址的合併『功能變數』，比如：{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" },
這裡，用到的數據表格是：
…… 圖片地址
…… C:\\photo\\001.jpg
…… C:\\photo\\002.jpg
…… C:\\photo\\003.jpg
現在，點擊郵件合併工具欄上的「查看合併數據」按鈕進入預覽狀態，並在INCLUDEPICTURE『功能變數』上按F9刷新，可以看到圖片已經被成功插入到模板中了。不過圖片大小似乎不太合適，調整一下。
點擊郵件合併工具欄上的「合併到新文檔」按鈕，看看是不是大功告成？不是……因為所有的圖片好像都是顯示的同一張。沒關係，全選這個Word文檔，然後按F9對所有『功能變數』進行更新。這時候圖片應該都換成了正確的圖片，如果沒有——也許Word有這麼個BUG——那你就先把這個文檔保存下來，關閉，再打開，全選，F9刷新。)
圖片刷新的問題是解決了，但是又出現了另一個問題，圖片大小都變成調整前的了。也就是說，我們插入INCLUDEPICTURE『功能變數』之後所做的調整，全都失效。查查Word的幫助文檔，可以找到，所有『功能變數』代碼都可以有一個開關，用來保存對『功能變數』結果進行的格式修改： \* MERGEFORMAT（注意前面的\*是必須的）。所以，將上面的INCLUDEPICTURE『功能變數』代碼修改為{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" \* MERGEFORMAT }
在郵件合併模板中F9刷新顯示圖片，調整圖片，再合併成新文檔，刷新全部『功能變數』——OK，這次全都是調整後的格式了。
最後還有一點不得不說明，圖片只有在應用「嵌入型」版式的時候才可以用於郵件合併。如果選成其它格式，雖然定位方便了，但是郵件合併的時候會不認它。如果確實需要靈活的定位，可以考慮插入一個文字方塊，去掉邊框等屬性，並在這個文字方塊裡插入INCLUDEPICTURE『功能變數』代碼，調文字方塊的位置即可。

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yangtest

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發表於 2011-9-16 17:33 | 只看該作者

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Word郵件合併批次插入圖片實例說明
一、先用Word把要用於合併列印插入相片的格式規劃好。
二、先用一張相片貼入規畫好的表格中，調整表格及相片大小。
三、依（步驟二）結果，把所有要用於合併印的相片調整成統一大小（合併列印後才不會因為相片大小不統一，而讓表格錯亂）
四、把調整大小後之相片放置於同一個目錄內。
五、Excel 工作表儲存格內指定相片完整路徑及檔名，把欄位命名為「相片連結」，欄位內輸入相片完整路徑及檔名。